打好远程办公的基本功

聊一下远程办公,修炼好基本功。

打好远程办公的基本功

作为一家实行「远程办公」(WFH)两年多的公司,这期间有来自内部对远程办公效率的质疑,也有客户对远程办公能否及时交付的疑问,我们或多或少积累下宝贵的经验,今天一起来谈谈「怎么打好远程办公的基本功」。

1. 在线办公基本礼仪

远程办公,团队文化基础在转变,那需要在最开始时,把工作方式上的一些底线拉设起来,同时得到大家的认可。

我们决定实行远程办公时,第一件事就是在内部做了《在线办公基本礼仪》的宣导,其中有 2 个点非常关键:一个是约定"在值"时间;另一个则是远程会议礼仪

在值时间

每位同事除非休假,否则在工作日 9:00~18:00 期间都需要保证 On call。如果是休假/会议等状态,及时在 IM 工具上标识让所有成员识别到。

远程办公似乎模糊了工作和生活的时间界限,你可能习惯在夜深人静的晚上才思路迅捷如飞,但我们对远程办公的定义是:不限办公空间,但是需要在一些固定的时间段能找到彼此

我们没有要求大家打卡,唤醒所有人开工的方式是:参加晨会。

敏捷小组(Scrum Team)成员从 3 个问题开始:昨天我完成了什么工作?今天我打算做什么?我遇到了什么障碍需要大家协助?

这是团队的生物钟,从「晨会」开始感受团队工作的节奏。

远程会议

开会,谁不会?百度一下,会有很多的实践建议。但远程会议,几乎决定团队成员间 90% 的沟通质量,所以我们希望有一些简单的规则能让大家遵守,把会议开好。

否则,你会发现会议又多又长且没有结论的现象在线上更突显。随便一个人动不动就组织一群人进会议,然后你一天就在各种会议中转悠,那可真是惨痛的灾难。

借鉴业内经验,我们也有一些基本的礼仪要求:

  • 凡是会议,必须守时;
  • 凡是会议,必须有准备;
  • 凡是会议,必须有议程;
  • 凡是会议,必须有结果;
  • 凡是会议,必须有纪录。

最后,开完会了,必须有跟进和落实。

对照一下,做对了哪些。 在不断的实践中,优化每个细节:比如不同会议使用不同议程,来个热场提问环节隔离上一个会议的影响,提高每个重大会议的仪式感......

你会渐渐找到开会的乐趣。

2. 团队管理者的功课

远程办公,团队的管理者们大概都在重修「管理基础课」,重新梳理管理逻辑。

线下的模式,勤勉的 leader 在看得见的座位上带头加班可能就让员工领会到不一样的领导魅力,登高一呼似乎兄弟们就能激情四射地跟着往前冲,约员工吃餐饭、喝个茶的工夫可以同时就把绩效沟通做了,员工做得好或做得不好当场就可反馈和改进了。

而居家办公,管理的环境变化了,管理者们对员工的控制感不在了,「管理」的方式需要精进。我们说「管理」,不如说「辅助」。管理者们更多地需要转换成团队教练员身份,不强调职级上下之分,管理者们负责定好方向,提供资源帮助大家共同实现目标。

更多的管理细节呢?需要考虑清楚:从目标、执行、复盘各个环节怎么把握?选用 OKR 还是 KPI 来进行目标管理?怎么把目标拆分成可执行的任务?怎么做决策权衡滑块,是质量优先还是速度优先?怎么以客观数据来衡量产出?怎么提高成员参与度与参与度质量?

有人说管理是一门艺术,科学的管理流程能激发大家的善意。转换到线上,照样会遭遇增长的问题、人才流失问题等。作为管理者,在战斗中你要维护好自己「人设」,拿放大镜看员工的优点,出事了给员工兜底,流程上使用标准化的线上协同工具,基于客观数据去评价和激励,这些都是需要修炼的「内功」。

更坦诚,更透明化,更开放,这些都是关键词,也是管理能力提升的体现。  

3. 进一步推进研发团队 Scrum 敏捷流程

对于研发团队,我们坚持 Scrum 敏捷流程,把职能团队打散,以 7~10 人的敏捷小组来推进研发迭代。

一是为了使成员更加专注,每个小组可有专长的模块,减少过多的干扰信息;

另一个也提高了团队的响应力,有节奏的迭代、始终交付高优先级的需求,让每个小组成员都知道在哪个时间点该做什么。

Scrum 敏捷管理框架,更偏重于过程管理。它定义了 3 个角色、3 个工件、5 种会议、5 个价值观(3355),基于价值交付来规划好任务,不断迭代,持续改进。

我们在实践中,更专注于每个角色的权责区分和怎么做好每个 Scrum 活动。比如在迭代 Grooming Meeting 上,交换角色来阐述需求,由研发来讲述看到的需求细节并向产品经理提出疑问;在迭代反思会,利用线上白板工具也是非常 OK;有时我们通过问卷调查来收集大家的意见,有时小范围拉反思会。等等。

4. 新员工的 Onboarding Guide

没有远程办公经验的新员工,融入团队会是一个更挑战的事。

讲一件比较好玩的事:为了不让新同事担忧遇到空壳公司,所有同事的IM头像都被要求换上清晰的正面照,入职几周内参加会议尽量让所有成员打开摄像头。你看,细节是不是很到位?

我们借鉴「清单文化」,为每个角色在团队中可能遇到的事项提供一个可量化可执行的清单。

  • 如简单问题用「执行清单」,列出步骤;
  • 如复杂问题用「核查清单」,梳理工序或重要节点,可用于检查自己是否遗漏了重要的环节;
  • 流程性等跨团队协作问题,用「核查清单」+「沟通清单」,沟通清单让专业的团队协作沟通,大家共同制定决策。
比如入职流程使用「执行清单」,需求评审流程使用「核查清单」,而发版流程则使用「核查清单」+「沟通清单」。

我们形成公司级的 Onboarding Guide +各职能部门的 Onboarding Guide,每位新同事进来,就像打怪升级一样,你都能找到相应的上下文,积累工具使用方法,熟悉技能提高路径。

最后的话

疫情为世界按下暂停键,却进一步加速「居家办公」文化的进程。

好的工作方式离不开人、流程、工具共同使力。我们从协作方式与敏捷流程、管理者与新员工几个方面来讲基本功,希望能对想实行「远程办公」的你们有所解惑。

我们践行远程办公,看到了挑战,也有迎接挑战的勇气和坚持,不断磨好基本功,才有可能逆行而上。

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